Документы — основа международной логистики

Ни одна международная перевозка не начинается без правильно оформленных документов.
Даже если груз подготовлен, транспорт найден, а маршрут согласован, ошибка в бумагах может остановить поставку на границе.
В 2025 году требования к документации становятся всё строже — особенно в связи с усилением контроля и цифровизацией таможенных систем.

Intel Logistic помогает клиентам пройти все этапы оформления без задержек: от подготовки инвойса и упаковочного листа до подачи электронной декларации и получения разрешений.

Основные документы для международной перевозки

1.Коммерческий инвойс (Invoice)
Главный документ для внешнеэкономической сделки.
Он подтверждает продажу и содержит ключевые данные:

• наименование и реквизиты продавца и покупателя,
• описание товаров, артикулы, количество, цену, валюту,
• условия поставки по Incoterms,
• дату и подписи сторон.

Ошибки в инвойсе — частая причина задержек на таможне.

2. Упаковочный лист (Packing List)

Расшифровывает, как товар размещён: по коробкам, поддонам, контейнерам.
В нём указываются габариты, вес, способ упаковки, номера мест и маркировка.
Этот документ используется для сверки груза при досмотре.

3.Транспортная накладная

Разные виды перевозок требуют разные формы:

• CMR — для автоперевозок,
• Air Waybill (AWB) — для авиадоставки,
• Bill of Lading (B/L) — для морских перевозок,
• Railway Bill (SMGS) — для железнодорожных.

Накладная фиксирует передачу груза перевозчику и является доказательством выполнения обязательств.

4. Контракт (ВЭД-договор)

Юридическая основа сделки. Он описывает условия поставки, оплату, ответственность сторон, страховку и применяемое право.
При таможенном контроле контракт подтверждает законность ввоза или вывоза.

5.Сертификаты происхождения и качества

Некоторые товары требуют подтверждения происхождения (форма СТ-1, EUR.1) или соответствия стандартам (сертификаты ISO, фитосанитарные, ветеринарные). Без этих документов груз может не пройти санитарный или экологический контроль.

6.Таможенная декларация (ДТ)

Оформляется при импорте и экспорте товаров. Содержит сведения о кодах ТН ВЭД, стоимости, стране происхождения и получателе. В России подаётся в электронном виде через систему ФТС.

7.Страховой полис

Не обязателен, но крайне важен при международных поставках.  Полис покрывает убытки при повреждении, потере или задержке груза.

Дополнительные документы в зависимости от вида груза

• Опасные грузы (ADR): паспорт безопасности, разрешение на перевозку, маркировка и инструкции по обращению.
• Фармацевтические: сертификаты GMP, температурный протокол, фарм-декларация.
• Продукты питания: санитарно-эпидемиологическое заключение, ветеринарные свидетельства.
• Техника и электроника: сертификаты соответствия, энергетическая маркировка, гарантийные документы.

Intel Logistic сопровождает оформление специфических категорий грузов — особенно фармацевтики и промышленного оборудования, где требования наиболее строгие.

Электронный документооборот: шаг к скорости и безопасности

Современные перевозки переходят в цифровой формат.
Системы EDI (Electronic Data Interchange) позволяют обмениваться инвойсами, накладными и сертификатами напрямую между участниками.
Преимущества:

• оформление за часы, а не дни;
• меньше ошибок при вводе данных;
• мгновенная проверка статуса документов в таможне.

Intel Logistic внедрил собственную EDI-платформу — клиенты могут отслеживать и подписывать документы онлайн, не дожидаясь бумажных оригиналов.

Самые частые ошибки при оформлении документов

• Несоответствие данных между инвойсом и декларацией.
• Отсутствие подписей или печатей.
• Неверный код ТН ВЭД.
• Неправильное указание веса и количества мест.
• Пропущенные документы по специфике груза (например, отсутствие санитарного сертификата).

Даже мелкая ошибка может вызвать досмотр, штраф или возврат груза.
Поэтому Intel Logistic проводит предварительный аудит документов перед отправкой — это позволяет исключить задержки.

Как ускорить оформление документов

• Используйте шаблоны и чек-листы. Это исключает пропуски при подготовке бумаг.
• Собирайте документы заранее. Лучше иметь их готовыми до прибытия груза в порт.
• Передавайте документы в электронном виде.
• Обращайтесь к таможенному брокеру. Специалист быстрее оформит декларацию и проверит корректность данных.

FAQ

Какие документы обязательно нужны для экспорта товара за границу?
Инвойс, упаковочный лист, контракт, транспортная накладная, декларация и сертификаты происхождения (если требуются).

Нужно ли страховать груз при международной перевозке?
Да, особенно при морских и мультимодальных схемах. Страховка покрывает повреждение, утрату и задержку поставки.

Можно ли оформить все документы онлайн?
Да. Intel Logistic работает по системе EDI — все документы формируются и подписываются электронно.

Кто отвечает за ошибки в бумагах — отправитель или перевозчик?
Ответственность зависит от условий контракта, но на практике документы проверяются обеими сторонами.

Что делать, если на таможне запросили дополнительный документ?
Необходимо сразу предоставить уточняющие сведения. Если вы работаете через Intel Logistic, компания направит нужный файл напрямую в систему ФТС.

Заключение

Документы — это фундамент международной логистики. От их правильности зависит не только скорость, но и легальность поставки. Intel Logistic берёт на себя оформление полного пакета бумаг — от инвойса до сертификатов — и обеспечивает электронную подачу документов без ошибок и задержек. Так клиенты экономят время, исключают риски и получают гарантированный результат при пересечении границ.