Экспортная декларация: оформление и подтверждение вывоза

Экспортная декларация нужна, когда товар помещают под процедуру экспорта для вывоза за пределы таможенной территории ЕАЭС. Но для подтверждения поставки важно различать регистрацию декларации, выпуск товара и его фактический вывоз. В «Интел Логистик» мы рекомендуем выстраивать документы по этой последовательности: так проще сверять перевозку с таможенными и налоговыми сведениями.

Что такое экспортная декларация

В российских правилах отдельного бланка с названием «экспортная декларация» нет. При экспорте подают декларацию на товары — ДТ, в которой заявляют процедуру экспорта. Выражения «экспортная декларация на товар» и «экспортная таможенная декларация» обычно используют как деловые названия такой ДТ.

В декларации указывают сведения об отправителе, получателе, декларанте, товаре, его коде ТН ВЭД, количестве, стоимости, транспорте и документах, на которых основано декларирование. Таможня присваивает ДТ регистрационный номер, проверяет сведения и принимает решение о выпуске. Номер без решения о выпуске не подтверждает, что товар можно отправлять по заявленной процедуре.

Когда нужна декларация при экспорте товаров

ДТ обычно оформляют, когда товары ЕАЭС вывозят за пределы союза для постоянного нахождения за рубежом. Декларант подает ее самостоятельно либо через таможенного представителя. Если товар вывозят временно или возвращают иностранный товар, могут применяться другие процедуры — цель сделки нужно сопоставить с таможенными правилами до подачи документа.

При обычной взаимной торговле между государствами ЕАЭС экспортную ДТ, как правило, не оформляют. Например, при поставке российского товара в Казахстан подтверждение перемещения и ставки НДС 0% строится на ином комплекте документов. Поэтому первый вопрос при планировании — выходит ли груз за таможенную границу ЕАЭС.

Чем российская ДТ отличается от EX-1

EX-1 называют экспортную декларацию, оформляемую при вывозе товара из Европейского союза. Она относится к правилам страны отправления и не заменяет российскую ДТ, если товар вывозится из России. Когда партнер просит «экспортную декларацию», уточните, какой стране и какой поставке должен соответствовать документ. Это поможет не перепутать документ иностранного продавца с декларацией российского экспортера.

Как оформить экспортную декларацию на товар

Определите код ТН ВЭД, таможенную процедуру и проверьте ограничения на вывоз. Для отдельных товаров могут потребоваться разрешения или документы экспортного контроля.
Сверьте контракт, инвойс, упаковочный лист и транспортные документы. Наименование, количество, масса, стоимость и получатель должны описывать одну партию.
Подайте ДТ в электронной форме. После регистрации проверьте номер и ожидайте решения таможенного органа о выпуске.
После выпуска организуйте фактическое убытие и сохраните сведения, связывающие ДТ с конкретным транспортным документом и партией.

Мы советуем согласовывать текст инвойса и упаковочного листа с данными для ДТ до передачи груза перевозчику. Исправление несоответствий после отправки сложнее, особенно когда товарная партия уже разделена или меняется транспорт.

Что происходит после выпуска экспортной ДТ

Выпуск позволяет вывезти товар по заявленной процедуре, но перевозка на этом не заканчивается. Груз следует до места убытия, где сведения о нем сопоставляют с таможенными и транспортными данными. Если на маршруте меняется машина, номер накладной или состав партии, связка между ДТ и фактической отправкой должна оставаться понятной. Иначе экспортеру будет сложнее подтвердить, какой именно товар пересек границу.

Для автомобильной перевозки заранее согласуйте, кто получает сведения о выпуске, кто передает документы водителю и кто сообщает экспортеру о завершении вывоза. Набор подтверждений зависит от вида транспорта. Реестр с номерами ДТ и транспортных документов, датами отправки и сведениями об убытии упрощает сверку.

Какие документы подтверждают экспорт товара

Для внутреннего контроля сохраните контракт, инвойс, упаковочный лист, транспортный документ, регистрационный номер ДТ, решение о выпуске и доступные сведения о фактическом убытии. Перечень зависит от маршрута и вида транспорта. Выпуск подтверждает разрешение таможни на заявленную процедуру, но сам по себе не означает пересечение границы.

Если экспортная поставка идет в страну ЕАЭС, основной комплект для налогового подтверждения иной: договор и заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов с отметкой налогового органа страны покупателя либо предусмотренный перечень заявлений. Перевозочные и товаросопроводительные документы стоит сохранять для возможной проверки.

Как подтвердить экспорт для ставки НДС 0%

При вывозе за пределы ЕАЭС экспортер в общем случае представляет с декларацией по НДС электронный реестр со сведениями из ДТ и контракта. Если налоговый орган обнаружит расхождения, он может запросить документы, подтверждающие фактический вывоз. Электронный реестр не отменяет обязанности хранить первичные документы по сделке.

Срок подтверждения ставки 0% обычно составляет 180 календарных дней. При экспорте за пределы ЕАЭС его отсчитывают с даты выпуска товара в процедуре экспорта. Для поставки внутри ЕАЭС начальная дата связана с первичным документом на покупателя или первого перевозчика. Формировать реестры и перечни заявлений можно через сервис ФНС «Офис экспортера».

Как избежать расхождений при подтверждении экспорта

Частая проблема — разные описания одного и того же товара в инвойсе, ДТ и накладной. Сокращенное коммерческое название допустимо не во всех ситуациях: оно должно позволять однозначно соотнести документы. Также проверяйте количество мест, вес, получателя и валюту сделки. Когда часть партии отправляют позже, не используйте сведения о первоначальной перевозке для всего объема без сверки.

Если поставка предполагает несколько транспортных плеч, заранее определите, какие документы связывают их между собой. Запросите у перевозчика подтверждение фактических событий по маршруту и сохраните переписку об изменениях. Исправления лучше согласовать сразу после обнаружения расхождения, пока у всех участников есть первичные данные.

Ответы на частые вопросы

Достаточно ли скана ДТ для подтверждения вывоза

Нет. ДТ и отметка о выпуске не всегда показывают, что товар фактически покинул ЕАЭС. Свяжите декларацию с перевозкой и проверьте сведения об убытии.

Нужна ли экспортная декларация при поставке в Беларусь

При типичной взаимной торговле товарами внутри ЕАЭС российскую экспортную ДТ не подают. Но документы для подтверждения вывоза и ставки НДС 0% все равно необходимы.

Заключение

Экспортная декларация — часть цепочки подтверждения поставки, а не единственный документ. Мы рекомендуем до отгрузки определить процедуру и состав документов, после выпуска проверить фактическое убытие, а затем подготовить налоговое подтверждение по правилам направления. «Интел Логистик» поможет согласовать транспортные документы и сроки перевозки с этой последовательностью.