ЭТрН с 1 сентября 2026 года: что это такое, как работает электронная транспортная накладная и кому она нужна

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — цифровой формат транспортной накладной, который с 1 сентября 2026 года становится обязательным для большинства коммерческих автомобильных перевозок. Разбираемся, что такое ЭТрН, как она оформляется, кто должен работать с электронными перевозочными документами и что необходимо сделать бизнесу до перехода.

С 1 сентября 2026 года в России меняется привычный порядок оформления перевозочных документов. Для автомобильных грузоперевозок транспортная накладная должна формироваться в электронном виде, за исключением предусмотренных законодательством случаев.

Одновременно в электронный формат переводятся заказы и заявки на автомобильные перевозки, транспортные железнодорожные накладные, грузовые накладные при воздушных перевозках и отдельные экспедиторские документы. Все они должны передаваться через операторов информационных систем электронных перевозочных документов в государственную систему ГИС ЭПД.

Для бизнеса это означает не просто замену бумажной накладной электронной формой. Участникам перевозки придется перестроить процесс оформления документов: от создания заявки и передачи груза до его получения и закрытия перевозки.

Что такое ЭТрН

ЭТрН — электронная транспортная накладная, то есть транспортная накладная, оформленная в электронном виде.

По своему назначению ЭТрН выполняет ту же функцию, что и бумажная транспортная накладная: подтверждает заключение договора перевозки и содержит основные сведения о грузе, отправителе, перевозчике, получателе, транспортном средстве и маршруте.

Главное отличие заключается в способе формирования и обмена документом.

Бумажную транспортную накладную участники перевозки получают и передают физически. Электронная транспортная накладная создается в информационной системе, подписывается электронными подписями и проходит между участниками перевозки в цифровом виде.

С 1 сентября 2026 года договор перевозки груза автомобильным транспортом должен подтверждаться транспортной накладной, сформированной в электронном виде, если для конкретной ситуации законодательством не предусмотрено исключение.

Зачем нужна электронная транспортная накладная

Переход на ЭТрН решает сразу несколько задач.

Сокращается бумажный документооборот. Не нужно печатать несколько экземпляров накладной, передавать их водителю и затем возвращать документы в офис.
Участники перевозки получают доступ к электронной версии документа без физической передачи бумаги.

Снижается количество ручных операций. При интеграции с учетными системами данные о перевозке могут передаваться в ЭТрН автоматически.

Упрощается контроль документов. Электронная информация о перевозке передается через установленную информационную инфраструктуру и хранится в цифровом виде.

Повышается прозрачность перевозочного процесса. Грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель работают с одной электронной цепочкой документов, а действия участников фиксируются в системе.

Государственная система электронных перевозочных документов работает в России с 2022 года. По данным Минтранса, к началу 2026 года через ГИС ЭПД было оформлено более 30 млн электронных документов, а к июлю 2026 года количество оформленных документов достигло примерно 42 млн.

Таким образом, к моменту обязательного перехода ЭТрН уже не является экспериментальным форматом — система используется участниками рынка несколько лет.

Что изменится с 1 сентября 2026 года

С этой даты электронный формат становится обязательным для ряда перевозочных документов.

При этом законодательство предусматривает отдельные ситуации, когда документы могут оформляться на бумаге. Например, Минтранс отдельно определил случаи отсутствия технической возможности для электронного обмена. Поэтому утверждение, что «с 1 сентября бумажные накладные полностью запрещены при любых обстоятельствах», будет некорректным.

Кто должен использовать ЭТрН

Электронная транспортная накладная касается основных участников коммерческой перевозки:

• грузоотправителя;
• перевозчика;
• грузополучателя;
• в зависимости от схемы перевозки — экспедитора и других участников перевозочного процесса.

Если иное не предусмотрено договором перевозки, транспортную накладную составляет грузоотправитель.

Важно понимать, что ЭТрН — это не документ только для бухгалтерии. В ее оформлении и обработке участвуют сотрудники, непосредственно связанные с перевозкой.

Например, перевозчику необходимо передать в систему сведения о транспортном средстве и водителе, а водитель должен иметь возможность работать с электронными документами во время рейса.

Поэтому подготовка к переходу должна охватывать не только бухгалтерию и отдел документооборота, но и логистов, диспетчеров, экспедиторов и водителей.

Как работает ЭТрН

Упрощенно процесс можно представить следующим образом:
Грузоотправитель → перевозчик → водитель → грузополучатель

На первом этапе формируется электронная транспортная накладная. В ней указываются сведения о перевозке и грузе.

Затем документ передается перевозчику. Перевозчик проверяет информацию и вносит необходимые данные о перевозке, транспортном средстве и водителе.

После этого водитель получает доступ к электронным документам, необходимым для выполнения рейса.

При доставке грузополучатель проверяет груз и выполняет предусмотренные действия по приемке.

В результате вместо нескольких бумажных экземпляров формируется единая цифровая последовательность действий.

Сама ГИС ЭПД является государственной информационной системой, оператором которой выступает Минтранс России. При этом компании работают с электронными перевозочными документами через операторов информационных систем ЭПД, которые обеспечивают обмен с ГИС ЭПД.

Что такое титулы ЭТрН

Одна из особенностей электронной транспортной накладной — она состоит из отдельных частей, или титулов.

Это позволяет разным участникам перевозки последовательно вносить и подтверждать информацию.

Упрощенно можно выделить следующие этапы:

1. Формирование исходных данных о перевозке.
2. Передача документа перевозчику.
3. Внесение перевозчиком сведений о транспортировке.
4. Работа водителя с документом во время перевозки.
5. Подтверждение передачи груза получателю.
6. Закрытие перевозки.

Конкретный порядок действий зависит от ситуации и используемого программного решения.

Особенно важно учитывать это при работе с экспедиторами, несколькими перевозчиками, заменой автомобиля или водителя, переадресацией и другими нестандартными ситуациями.

Чем ЭТрН отличается от бумажной транспортной накладной

С точки зрения содержания ЭТрН во многом знакома тем, кто уже работает с бумажными транспортными накладными. Однако порядок работы с документом существенно отличается.

При этом ЭТрН нельзя воспринимать как обычный PDF-файл.

Электронная транспортная накладная — это структурированный электронный документ, который формируется, подписывается и передается по установленным правилам.

Просто отсканировать бумажную накладную и отправить ее по электронной почте недостаточно.

Что нужно для работы с ЭТрН

Для перехода на электронные перевозочные документы компании необходимо обеспечить техническую и организационную готовность.

В зависимости от используемой схемы работы потребуется:

• подключение к оператору информационной системы ЭПД;
• программное обеспечение для создания и обработки электронных документов;
• электронные подписи для сотрудников, которые должны подписывать документы;
• настройка обмена с учетной системой или TMS при необходимости;
• организация работы водителей с электронными документами;
• настройка процессов для исправления и закрытия документов;
• обучение сотрудников.

На практике самая сложная часть перехода часто связана не с подключением системы, а с организацией взаимодействия между всеми участниками перевозки.

Например, грузоотправитель может быть технически готов работать с ЭТрН, но перевозчик еще не настроил обмен. Или перевозчик подключен к системе, но водитель не знает, как получить документ во время рейса.

Поэтому проверять необходимо не отдельную программу, а всю цепочку перевозки.

Как подготовиться к переходу на ЭТрН

Чтобы избежать проблем после 1 сентября, компаниям стоит пройти несколько этапов.

1. Определить, какие документы затрагивает переход

Необходимо проверить собственные схемы перевозок и определить, какие документы будут формироваться в электронном виде.

Важно учитывать не только транспортную накладную, но и заказы, заявки и экспедиторские документы, если они используются в работе компании.

2. Проверить готовность контрагентов

Электронный документооборот работает только тогда, когда к нему готовы все необходимые участники.

Стоит заранее уточнить у основных перевозчиков, грузоотправителей и получателей:

• с каким оператором они работают;
• готовы ли принимать ЭТрН;
• как организована работа водителей;
• как обрабатываются исправления;
• кто отвечает за закрытие документа.

3. Проверить электронные подписи

Необходимо определить, какие сотрудники будут подписывать электронные документы и действительны ли их электронные подписи.

4. Настроить интеграцию

Если компания оформляет большое количество перевозок, ручное заполнение документов может привести к дополнительной нагрузке и ошибкам.

Поэтому имеет смысл настроить интеграцию ЭДО с учетной системой, TMS или другим программным обеспечением, которое используется для управления перевозками.

5. Протестировать реальную перевозку

Самый полезный тест — провести несколько реальных или тестовых перевозок по всей цепочке.

Нужно проверить не только создание ЭТрН, но и весь процесс:

создание документа → передача перевозчику → работа водителя → доставка → приемка → закрытие перевозки.

Именно на этом этапе обычно обнаруживаются проблемы, которые невозможно увидеть при простой проверке подключения к системе.

Какие проблемы могут возникнуть при переходе

Несмотря на то что электронный документооборот призван упростить работу, на этапе перехода возможны сложности.

Ошибки в исходных данных

Если неправильно указаны сведения о грузе, маршруте, транспортном средстве или участниках перевозки, ошибка может перейти в последующие этапы оформления.

Не готов водитель

Водитель становится непосредственным участником электронного документооборота. Поэтому ему необходимо обеспечить доступ к документам и понятный порядок действий.

Разные системы у участников

У грузоотправителя, перевозчика и получателя могут использоваться разные операторы и программные решения. В этом случае необходимо заранее проверить возможность корректного обмена между системами.

Изменения во время перевозки

Замена автомобиля, водителя, изменение маршрута или другие корректировки требуют правильного оформления изменений в электронной системе.

Нестандартные перевозки

Сложнее всего переход может проходить в цепочках, где одновременно участвуют несколько перевозчиков, экспедитор, склад и несколько грузополучателей.

Поэтому универсальной схемы «создали ЭТрН и забыли» в логистике не существует. Порядок работы зависит от конкретной перевозки.

Нужна ли ЭТрН при международных перевозках

ЭТрН и другие электронные перевозочные документы в первую очередь регулируют соответствующие перевозки и документооборот в российской системе.

При международной перевозке необходимо учитывать также требования страны отправления, транзита и назначения, а также документы, которые используются для прохождения таможенных и иных процедур.

Поэтому международную перевозку нельзя автоматически перевести на схему внутренней российской ЭТрН только потому, что с 1 сентября меняются правила электронного документооборота.

В мультимодальных перевозках ситуация еще сложнее: автомобильный участок может оформляться одним набором документов, железнодорожный или морской — другим.

Именно поэтому при организации международной доставки важно заранее определить, какие документы используются на каждом участке маршрута.

Частые вопросы об ЭТрН

Обязательна ли ЭТрН с 1 сентября 2026 года?

Да, с 1 сентября 2026 года транспортная накладная при автомобильной перевозке должна формироваться в электронном виде в случаях, на которые распространяется новое регулирование. Закон предусматривает отдельные исключения.

Можно ли использовать бумажную и электронную накладную одновременно?

Смешанный документооборот по одной и той же перевозке законодательством не предусмотрен. Поэтому нельзя просто дублировать одну перевозку бумажной и электронной накладной по своему усмотрению.

Нужно ли печатать ЭТрН для водителя?

Нет необходимости воспринимать ЭТрН как документ, который нужно распечатать и снова превратить в бумажную накладную. Водитель работает с электронным документом предусмотренным системой способом.

Кто оформляет ЭТрН?

Если иное не установлено договором перевозки, транспортную накладную составляет грузоотправитель. Далее с документом работают другие участники перевозки в соответствии со своими ролями.

Чем ЭТрН отличается от ГИС ЭПД?

ЭТрН — это конкретный электронный документ, транспортная накладная.

ГИС ЭПД — государственная информационная система, в которой обрабатываются и хранятся электронные перевозочные документы и сведения из них.

Нужна ли ЭТрН при каждой перевозке?

Необходимо смотреть на конкретный вид перевозки и предусмотренные законодательством исключения. Кроме того, транспортная накладная в принципе не требуется для некоторых перевозок, например при перевозке груза собственным транспортом для собственных нужд в соответствующих случаях.

Что изменится для логистики после перехода на ЭТрН

Главное изменение — электронная накладная становится частью самой перевозки, а не просто способом хранения документов.

Для бизнеса это возможность отказаться от значительной части бумажного документооборота, ускорить обмен информацией и лучше контролировать статус перевозки.

Но одновременно возрастает значение корректности данных и готовности всех участников процесса.

Если один участник не понимает, как работать с ЭТрН, это может повлиять уже не только на документооборот, но и на выполнение самой перевозки.

Поэтому подготовку к 1 сентября стоит рассматривать комплексно: проверить программное обеспечение, электронные подписи, операторов, контрагентов и работу водителей.

Организуем перевозку с учетом новых требований

Переход на ЭТрН — только одна часть изменений в перевозочном документообороте. Для компании, которая регулярно организует грузовые перевозки, важно учитывать новые требования уже на этапе планирования маршрута и выбора схемы доставки.

Интел Логистик организует автомобильные, железнодорожные, морские и мультимодальные перевозки и учитывает требования к перевозочным документам при организации доставки.
Если вы не уверены, какие документы понадобятся для конкретной перевозки, как организовать электронный документооборот с перевозчиком или как подготовиться к переходу на ЭТрН, специалисты компании помогут разобрать вашу схему перевозки и подобрать подходящий вариант.

Оставьте заявку — специалисты Интел Логистик проконсультируют по организации перевозки и документальному сопровождению.