Топ-5 ошибок при оформлении документов для международной доставки и как их избежать

Международная торговля невозможна без правильного оформления документов. Именно бумаги определяют, насколько быстро груз пройдёт таможню и достигнет получателя. Ошибки на этом этапе могут обернуться задержками на границе, дополнительными проверками, штрафами и даже возвратом груза отправителю.

В практике международной логистики есть несколько типичных проблем, с которыми чаще всего сталкиваются компании. Рассмотрим пять основных ошибок и объясним, как их можно избежать.

Ошибка 1. Неправильное заполнение деклараций

Таможенная декларация — ключевой документ при международной перевозке. В ней должны быть указаны точные сведения о грузе: наименование, код ТН ВЭД, количество, стоимость, страна происхождения и другие характеристики.

Частые ошибки:

• неверное указание кодов ТН ВЭД;
• неполное описание товара;
• расхождение между коммерческими документами и декларацией;
• ошибки в переводе.

Как избежать: Подготовку деклараций лучше доверять специалистам, знакомым с таможенными правилами конкретной страны. Использование электронного декларирования помогает исключить технические ошибки и ускоряет процесс.

Ошибка 2. Несоответствие маркировки «Честный знак» и других систем

Ввозимые товары в ряде категорий обязаны иметь цифровую маркировку «Честный знак». Это касается одежды, обуви, косметики, фармацевтики, продуктов питания и других групп. Если маркировка отсутствует или выполнена неверно, груз может быть задержан.

Как избежать: Необходимо заранее уточнять, попадает ли товар под обязательную маркировку. Маркировочные коды должны быть нанесены ещё до пересечения границы, а информация — внесена в систему. В ряде случаев логистическая компания может взять на себя организацию маркировки и проверку соответствия.

Ошибка 3. Проблемы с сертификацией и разрешительными документами

Для многих товаров требуется сертификация соответствия, санитарно-эпидемиологические заключения, ветеринарные и фитосанитарные сертификаты. Их отсутствие или несоответствие требованиям становится основанием для задержки груза.

Как избежать:

• проверять актуальные требования к ввозимой категории товаров;
• заранее получать необходимые разрешения;
• использовать помощь экспертов, которые знакомы с процедурами сертификации в разных странах.

Ошибка 4. Недостоверные или неполные коммерческие документы

Счета-фактуры, инвойсы, упаковочные листы, транспортные накладные — всё это должно быть заполнено корректно. Любая неточность вызывает вопросы у таможни.

Частые проблемы:

• разница в стоимости в документах и в договоре;
• отсутствие подписей и печатей;
• неверные сведения о поставщике или получателе.

Как избежать: Проверять весь комплект документов на соответствие перед отправкой груза. В идеале составить внутренний чек-лист, где перечислены обязательные данные для каждого документа.

Ошибка 5. Игнорирование национальных и международных требований

Каждая страна имеет свои правила: ограничения на ввоз определённых категорий товаров, требования к упаковке, особые таможенные режимы. Если не учитывать эти нюансы, груз рискует застрять на границе.

Как избежать: Перед началом поставки нужно изучить местное законодательство и международные соглашения. Компании с опытом международной логистики, такие как Intel Logistic, помогают учитывать все нюансы на этапе подготовки.

Советы от Intel Logistic

Чтобы избежать ошибок при оформлении документов, важно:

• готовить полный пакет заранее, ещё до отправки груза;
• использовать цифровые сервисы для проверки и электронного декларирования;
• консультироваться с экспертами по конкретным категориям товаров;
• доверять организацию документации профессиональной логистической компании.

Заключение

Ошибки в документах могут стоить бизнесу времени, денег и репутации. Неправильно оформленная декларация, отсутствие маркировки «Честный знак» или проблемы с сертификатами легко превращаются в задержку на границе на недели.

Избежать этого можно, если подходить к подготовке документов системно и привлекать специалистов. Intel Logistic обеспечивает полный цикл сопровождения международных поставок, включая проверку и оформление всех необходимых документов. Это позволяет клиентам сосредоточиться на бизнесе, а не на бюрократии.